会社のスケジュール共有について|人事管理システムなどの業務効率化に欠かせないツールを紹介

スケジュール共有はツール選びが何よりも大切

会社のスケジュール共有について

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効率良くスケジュール共有をするには

会社内でのスケジュールの共有は、マネージャーが社員の動きを常に把握できるため、会社運営には非常に重要な要素になります。スケジュールの共有はいくつかのポイントをおさえるとさらに効率よく行なうことができます。1つ目のポイントは、「入力項目と順番を決めること」です。例えば、社員のAさんがスケジュール共有のリストに【9:00 打ち合わせ ○○株式会社】と入力したのに対し、社員のBさんが【○○商事 商談 12:00】と入力してしまうと、各々のスケジュールが把握しづらくなります。これを【時間 (仕事内容) お客様の名前】といったようにテンプレートを決めると、どの社員も【12:00 (打ち合わせ) ○○商事】といったように分かりやすいスケジュールを入力してくれ、各社員のスケジュールが把握しやすくなります。次に、仕事内容を分類するのもポイントです。例えば、打ち合わせという業務1つも、人によってはミーティングと表現したり、話し合いと表現したりします。これらを全て「打ち合わせ」と統一することで、さらに分かりやすいスケジュール共有ができるようになります。くわえて、「打ち合わせ」とは一体なにを指すのか会社内で定義を決めておくと、社員も業務内容を入力しやすくなるでしょう。他にも工夫次第で、スケジュール共有はさらに効率よく行なうことができます。

スケジュール共有ツールの選び方

スケジュール共有をより効率的に行なうには、スケジュール共有ツール選びが重要なポイントになります。スケジュール共有ツールは多くの会社がインターネット上で数え切れないほど出しているので、選ぶのに時間がかかってしまいますが、2つの要素に重点を置いていればツール選びで間違うことはないでしょう。1つ目に重点を置くべき要素は、「見やすさ」です。この「見やすさ」はスケジュール共有ツールの最も重要な要素といっても過言ではありません。インターネット上には数多くのツールがありますが、色分けがされていたり、フォントが大きかったりと、それぞれのツールごとに見やすさへの工夫がなされています。最も見やすいと思うツールを選びましょう。2つ目の要素は「操作性のしやすさ」です。やはり誰が使っても直感的に操作ができ、すぐにスケジュールを共有できなければいけません。パソコンが苦手な方でも、すぐに操作を覚えられるスケジュール共有ツールは多くあります。この「見やすさ」と「操作性のしやすさ」は、必ずチェックするようにしましょう。

スケジュール共有ツールに関する疑問

無料のツールもある?

無料で利用できるスケジュール共有ツールもあります。無料のツールはお金がかからないので便利ですが、有料のツールと違い広告が出たり機能が制限されていたりするので注意が必要です。

タブレット対応のツールもある?

タブレット端末対応のスケジュール共有ツールも多くあります。パソコンとタブレットの2つで共有できるツールもあるので、ダウンロードする前に、事前に確認しておくようにしましょう。

スケジュール共有ツールの機能は?

基本的なスケジュール管理の機能に加えて、タスク管理機能や勤怠管理機能など、より効率的に仕事をするためのツールがついている共有ツールもあります。

有料ツールのメリットは?

有料ツールのメリットは、サポート対応がしっかりしている点や、機能が豊富なソフトが多い点、広告などが出ないため安心して利用できる点などが挙げられます。

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